La modernización tecnológica constituye el objetivo primordial de gran parte de los cambios que se han producido (y se siguen produciendo) en la Administración de Justicia en los últimos tiempos.
No hemos de olvidar que, al fin y al cabo, la generalización del uso de las nuevas tecnologías en la labor de administrar justicia contribuye significativamente a su agilización, por ejemplo, reduciendo los llamados «tiempos muertos» y aliviando la saturación de los órganos jurisdiccionales.
Si bien, creo que todos somos conscientes del gran reto que ello supone. En concreto, hablamos de la necesidad de adaptarnos, en muchas ocasiones a contrarreloj, al uso de los medios electrónicos operativos y disponibles en el ámbito de la Administración de Justicia, lo que no sólo supone una inversión en la formación del capital humano, sino también una importante inversión en la renovación de los equipos informáticos. Con la puesta en marcha del Portal de Subastas Electrónicas y el incipiente desarrollo de los sistemas de comunicación e información en la Administración de Justicia nos ha quedado claro que estar al día ya no es una opción.
La última novedad ha llegado con la publicación del Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, sobre comunicaciones electrónicas en la Administración de Justicia en el ámbito territorial del Ministerio de Justicia y por el que se regula el sistema LexNET, mediante el cual (¡Atención!) se establecen los plazos «»definitivos»» para la definitiva implantación de las comunicaciones electrónicas en el ámbito de la Administración de Justicia. En concreto:
- Los Órganos y Oficinas Judiciales y Fiscales, así como los Profesionales de la Justicia deberán cumplir con todas las disposiciones del presente Real Decreto a partir del día 1 de enero de 2016.
- Por su parte, para los ciudadanos que, no estando representados o asistidos por profesionales de la Justicia, decidan comunicarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos, así como para aquellos que vengan obligados a ello conforme a las Leyes o Reglamentos, este Real Decreto entrará en vigor el 1 de enero de 2017.
Dejando a un lado las consideraciones personales sobre la fecha en la que, efectivamente, se alcance el objetivo «Papel Cero«, no nos cabe duda de que, más tarde o más temprano, terminará por implantarse, por lo que hemos de estar preparados.
Sin ánimo de extendernos demasiado, destacaremos las cuestiones a las que da respuesta el Real Decreto 1065/2015, de 27 de noviembre, y que consideramos más relevantes:
¿Quiénes están obligados al uso de medios telemáticos?
En desarrollo de la Disposición Final 1ª de la Ley 42/2015, de 5 de octubre, de reforma de la LEC, el artículo 5 del Real Decreto 1065/2015 dispone que quedan obligados al uso de los sistemas electrónicos existentes en la Administración de Justicia para la presentación de escritos y documentos, el traslado de copias, y la realización y recepción de comunicaciones y notificaciones:
- Todos los integrantes de los órganos y Oficinas Judiciales y Fiscales.
- Abogados.
- Procuradores de los Tribunales.
- Graduados Sociales.
- Abogados del Estado.
- Letrados de las Cortes Generales, de las Asambleas Legislativas y del Servicio Jurídico de las CCAA o de los Entes Locales.
- Colegios de Procuradores.
- Administradores concursales (En los términos de la Disposición Transitoria 3ª del RD 1065/2015).
Cabe destacar que para los ciudadanos que no estén asistidos o representados por profesionales de la Justicia, la comunicación con la Administración de justicia por medio de canales electrónicos será plenamente facultativa.
No obstante, existen excepciones a esta facultad de elección cuando se trate de personas jurídicas o colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados, tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos previstos. De este modo, será obligatorio el uso de un canal electrónico a la hora de comunicarse con la Administración de Justicia para (Artículo 4 RD 1065/2015):
- Personas jurídicas.
- Entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria para los trámites y actuaciones que realicen con la Admón. de Justicia en ejercicio de dicha actividad profesional.
- Notarios y Registradores.
- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración de Justicia.
- Los funcionarios de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen por razón de su cargo.
- Y los que legal o reglamentariamente se establezcan.
¿Cuáles son los Canales de Comunicación Electrónica Disponibles?
Los artículos 8 y siguientes del Real Decreto 1065/2015 se ocupan de definir claramente cuáles son los canales electrónicos existentes y disponibles para los profesionales de la Justicia, los órganos y Oficinas judiciales y fiscales, y para los ciudadanos.
- Los órganos y las Oficinas Judiciales y Fiscales, así como los profesionales de la Justicia, se remitirán sus escritos y documentos a través del sistema LexNET.
- Cuando la presentación de escritos y documentos se realice por Procuradores y, además, deba efectuarse el traslado de copias en los términos previstos en los artículos 276 y siguientes de la LEC, podrá llevarse a cabo a través de la plataforma del Consejo General de Procuradores de España, la cual ha sido aprobada técnicamente por el Ministerio de Justicia y se encuentra conectada a LexNET (Artículo 10 RD 1065/2015). En tales casos, la presentación electrónica que se dirija al órgano u oficina judicial o fiscal deberá contener un justificante firmado electrónicamente que acredite de forma inequívoca que el traslado de copias se ha realizado observando las disposiciones procesales. Esto será exigible, no sólo en el orden civil, sino también en los órdenes jurisdiccionales penal, contencioso-adminsitrativo y social (Artículo 10 RD 1065/2015).
- Las Administraciones y organismos públicos y las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad podrán usar los servicios de la sede judicial electrónica que se habilite expresamente para ellas (Artículo 9.1 RD 1065/2015).
- Cuando, de conformidad con lo dispuesto en las normas procesales, no sea preceptiva la asistencia letrada ni la representación por Procurador o, en su caso, Graduado Social, los ciudadanos que opten por relacionarse con la Administración de Justicia por medios electrónicos y las personas que vengan obligadas a ello conforme a las Leyes o Reglamentos utilizarán para la presentación de escritos y documentos la sede judicial electrónica, pudiendo utilizar también el Servicio Compartido de Gestión de Notificaciones Electrónicas y la Carpeta Ciudadana provistos por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ,siempre que los medios tecnológicos lo permitan (Artículo 9.2 RD 1065/2015).
Especial atención requiere la seguridad en las presentaciones, comunicaciones y notificaciones electrónicas. De este modo, y para «garantizar el acceso, integridad, disponibilidad, autenticidad, confidencialidad, temporalidad, trazabilidad y conservación de los datos, informaciones y servicios utilizados en las presentaciones y en las comunicaciones y notificaciones electrónicas en la Administración de Justicia» se aplicará el Esquema judicial de interoperabilidad y seguridad (Artículo 7 Real Decreto 1065/2015).
A su vez, los usuarios del sistema deberán acceder a él siempre por medio de un sistema de identificación electrónica y firma electrónica válido y adecuado a la Ley 59/2014, de 19 de diciembre, de firma electrónica y al Reglamento (UE) nº 910/2014, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el Mercado Interior (…) (Artículo 6 RD 1065/2015).
¿Qué Hacer Ante la Interrupción del Servicio de Comunicaciones Electrónicas?
El artículo 12 del Real Decreto distingue claramente entre dos supuestos: Los casos de interrupción no planificada del servicio y los supuestos de interrupción planificada del mismo.
- Cuando se produzca una interrupción no planificada del servicio de comunicaciones electrónicas, el usuario será informado de dicha situación, así como de los efectos de la suspensión, con indicación expresa, en su caso, de la prórroga de los plazos de inminente vencimiento. En estos casos, el remitente podrá proceder a la presentación del escrito en el órgano u oficina judicial o fiscal correspondiente el primer día hábil siguiente, acompañando el justificante de dicha interrupción. Cabe destacar que, en ningún caso, el empleo de canales electrónicos de comunicación e información podrá suponer la vulneración de normas procesales sobre el tiempo hábil para las actuaciones procesales, o sobre los plazos y su cómputo, por lo que recomendamos una diligencia absoluta por parte del usuario a la hora de conocer el funcionamiento del sistema.
- Por otro lado, se informa de que las interrupciones planificadas del servicio por motivos de mantenimiento informático u otras razones técnicas serán anunciadas con una antelación mínima de 20 días, salvo en casos en los que dicha interrupción se justifique por razones de seguridad o urgencia. En estos supuestos, se indicará el tiempo estimado de indisponibilidad del servicio.
Será el Ministerio de Justicia el responsable de garantizar el correcto funcionamiento, la custodia y la seguridad del sistema, sin perjuicio de las atribuciones correspondientes a las Comunidades Autónomas que hayan recibido traspasos de funciones y servicios en relación con los medios materiales de la Administración de Justicia en los términos de los convenios de cooperación tecnológica suscritos con estas (Artículo 15.1 RD 1065/2015).
Concretando, ¿Y si el Servicio Interrumpido es LexNET?
La solución a esta pregunta la encontramos en el artículo 16 del RD. En estos casos, en los que se incluyen las interrupciones de las plataformas del Consejo General de la Abogacía Española y del Consejo General de Procuradores de España aprobadas técnicamente por el Ministerio de Justicia y conectadas a LexNET, lo que ocurrirá será lo siguiente:
- El usuario será debidamente informado de la incidencia y, (¡OJO!) previa solicitud, se expedirá un justificante de la interrupción del servicio o un certificado del Consejo General Profesional correspondiente expresivo de tal imposibilidad, del tiempo que permaneció inactivo, así como de las causas, a fin de que el destinatario de las comunicaciones pueda justificar la falta de acceso al sistema por causas técnicas durante ese periodo.
Cabe destacar que se prevé para cuando se produzca una acumulación masiva de comunicaciones y notificaciones electrónicas después de un periodo inhábil, como por ejemplo Agosto, o por concurrir circunstancias excepcionales, se prevé que el propio sistema LexNET gradúe la remisión de las mismas.
«El propio sistema impedirá que se supere en más de un 50% al día el volumen de salida ordinario de actos de comunicación y, si técnicamente no fuera posible, los responsables del envío adoptaran las medidas necesarias a tal fin, repartiendo de forma gradual el exceso acumulado en remisiones consecutivas durante los cinco días posteriores al periodo de inhabilidad o al cese de la circunstancia excepcional.» (Artículo 12.4 RD 1065/2015).
¿Es posible la sustitución entre Profesionales de la Justicia en el Sistema LexNET?
La respuesta es sí, en los términos del artículo 19 del RD 1065/2015, en virtud del cual el sistema LexNET permitirá en la presentación de los escritos y documentos, traslado de copias y recepción de los actos de comunicación, la sustitución entre los profesionales de la Justicia que sean de la misma profesión o cuerpo, cuando así lo prevean sus normas estatutarias.
Para ello, el titular de cada buzón virtual del sistema LexNET podrá vincular al mismo a otros usuarios como autorizados para que en su nombre puedan realizar con plenitud de efectos jurídicos los envíos de documentación o recepción de actos de comunicación desde ese buzón.
Los usuarios autorizados deberán acceder, en todo caso, mediante su propio certificado electrónico y el sistema garantizará la auditoría acerca de las personas y el momento en que tuvieron acceso al buzón. También quedarán registradas las acciones realizadas por el usuario titular o autorizado y el resultado de las mismas.
No obstante lo anterior, en las presentaciones de escritos y documentos, estos deberán haber sido firmados previamente por el titular del buzón con su certificado electrónico aunque la remisión se ejecute materialmente por un usuario autorizado por aquel.
Requisitos de Acceso y Requerimientos Técnicos de LexNET:
No nos detendremos demasiado en este tema pues, por su utilidad práctica hemos considerado conveniente dedicarle un artículo en particular. Si bien, cabe señalar que en el Real Decreto 1065/2015, concretamente, en su Anexo III, se detallan los requisitos de acceso y requerimientos técnicos del sistema LexNET.
Tener un pleno conocimiento y manejo de estos requisitos, así como del funcionamiento del sistema en general (Artículo 17 RD 1065/2015, sobre la operativa funcional del sistema; Artículo 14 RD, sobre funcionalidades del Sistema LexNET), resulta esencial. Esto es algo que preocupa, especialmente, a los profesionales de la Justicia, quienes podrían incurrir en responsabilidad y ver gravemente afectado su propio patrimonio de no efectuarse o recibirse una comunicación o notificación vía telemática por causas que se le puedan imputar.
Para evitar males mayores, en los próximos meses tendremos que actualizar y adecuar la infraestructura electrónica de nuestro despacho a las exigencias del sistema. Como afirmábamos anteriormente, estar al día ya no es una opción.
Puedes descargar el Anexo IV en el siguiente enlace: Anexo IV Real Decreto 1065-2015
ARTÍCULOS RELACIONADOS:
Enlaces imprescindibles para conocer el funcionamiento de LexNET.
La importancia de los Certificados de Usuario y de la Firma Digital en LexNET.
LexNETAPP: La nueva aplicación móvil de LexNET.
La era digital de la Justicia llega a nuestros despachos.
